マンションの管理費会計は地雷だらけ

 無事、総会を終えることができましたので、ストレス発散を兼ねてマンションの管理費会計の問題点について殴り書きしたいと思います。会計のことは興味ないという人は赤字部分だけでもお読みください。

 

 管理組合の理事や監事を経験したことのある人ならご存知のことと思いますが、管理組合の会計を管理会社に委託すると、総会前に理事長あてに決算書類と証憑類が送られてきます。

 これを理事長が確認・承認の後、監事の監査を受け監査報告書を作成し、総会の資料が完成します。

 

 建前上はこのようになっていますが、理事長や監事が会計に明るいとは限りませんし、みなさん仕事や家庭で忙しので、よほど物好きでないかぎり管理会社から送られてきた資料一式を隅々までチェックする人はいないでしょう。つまり、管理会社で作成した資料がそのまま自動承認されることになります。

 

 私が住むマンションも代々"自動承認"状態が続いていたのですが、私は物好きなので隅々までチェックしました。そしたらもういい加減なこと。主なものだけでも

 ・誤払い・過払いの放置

 ・他マンションの経費混入

 ・仮払金、預り金の中身の検証もれ

 ・期末処理(管理会計から修繕会計への振替え)もれ

 ・計上する科目の誤り

 ・事務センターから送られてきた決算書と理事会に提出された決算書の不一致

などいろいろな問題が発見されました。

 普通の会社で経理担当がこんなことをしたら、上司から担当者にそろばんマウスが飛んできそうなレベルです。

 

 フロント担当に問い合わせたところ、直接経理事務センターのリーダーに連絡してほしいとのこと。そこで電話したところ、

 ・事務センターから送った資料を後日営業担当者からの指示で経理担当者が勝手に修正し、経理責任者への報告を行っていなかった

 ・管理組合にも管理会社にも文書化された会計規定やマニュアルが存在せず担当者の判断に任されていた

という恐ろしい事実が発覚しました。

 

 私の住むマンションは小規模ですが、それでも修繕積立金も合わせると数千万円の貯金を持つ管理組合です。それが会計処理はいい加減、内部統制は機能していない状態だったのです。

  管理組合の会計は大学の同好会の会計とは違うんです。数千万から場合によっては十億単位のお金を扱うものです。中小企業どころか、マザーズに上場する企業並みのお金を扱っているのです。

 でも、管理会社、工事業者、関係者や理事長がつるんだら不正もやりたい放題だという状態でした。完全に「この管理組合はだれも決算書なんて見ないから適当に処理してokと認定されていたようです(ちなみに、管理会社は誰でも知っている大企業傘下の管理会社)。

 

  監視の目を光らさないと、管理費や修繕の会計は簿記4級レベルすら合格できないレベルのずさんな内容かもしれません。あなたの大切な管理費・修繕費がこんなにいいかげんな状態にあるかもしれないということをお忘れなく。 

 

 あともう一つ。管理会社は都合が悪くなるとほめ殺しにかかりますので注意してください。

 

 出来の悪いフロント担当は、質問しても適当なことを言ってごまかそうとします。それでもしつこく詰問すると、コロッと態度が変わります。

 私もフロント担当からも会計事務センターのリーダーからも「よく勉強されていて感服いたします」とか「私どもも勉強になり助かります」とか「隅々まで確認いただき作業する側としてもとてもうれしく思います」などとさんざん褒め殺しに遭いました。

 これらはすべて「おまえ、うぜぇんだよ」という意味ですからおだてられて相手のペースに巻き込まれ、追及の手を緩めないようにしましょう。

 

 他にも地雷はありますが今日はこの辺りで。